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오늘의 주제
- RACI 차트 : 업무와 역할배분을 위한 협업 프레임워크
- 가장 빠르게 진화한 협업툴, ClickUp
※ 공지: 다음주 (2022년 9월 12일) 당근메일은 추석연휴로 인해 쉽니다.
RACI 차트 : 업무와 역할배분을 위한 협업 프레임워크
#생산성 딥다이브
최환진
최근에 다수의 인원들이 참여하는 교육 프로그램 운영 업무를 수행할 기회가 있었습니다. 참여하시는 분들도 많고, 운영과 관리 인원들도 다수가 있다 보니 서로 간의 업무 분담과 역할 배정이 필요했고 간단히 일의 유형을 나누고 업무와 역할을 배정했는데요. 막상 프로그램이 진행되면서 기대했던 참여자들의 역할과 업무들에 혼선이 생기면서 초반 운영에 어려움을 겪었던 기억이 있네요. 이후 업무와 역할 조정 등을 다시 해서 잘 마무리되었지만, 앞으로도 몇 차례의 프로그램 운영이 남은 만큼 보다 분명하고 정확한 업무와 역할 배정을 위해 도움이 될 수 있는 협업도구들을 찾게 되었는데요. 여러 도구들 중에서 역할과 책임(Role and Responsibility)을 명확하게 정의하고 공유하는데 도움이 되는 "RACI(책임 할당) 차트"를 알게 되어 소개하고자 합니다
[출처] RACi matrix example, https://www.teamgantt.com/blog/raci-chart-definition-tips-and-example
‘RACI’는 업무와 관련하여 4가지 역할들들을 구분하는 약어로, 각각의 역할명과 설명은 아래와 같습니다.
- 실무 담당자(Responsible) - 실제 업무를 담당할 사람
- 의사 결정자(Accountable) - 작업 완료를 총괄하는 사람 (PM, 임원진등)
- 업무 수행 조언자(Consulted) - 업무 실행에 조언이나 상담을 하는 사람(산출물 리뷰등의 업무도 담당)
- 결과통보 대상자(Informed) - 업무 실행 상태나 내용에 대한 보고를 받는 사람
실제 업무를 하다 보면, 해당 업무 수행 이외에 진행 사항들을 전체적으로 파악하고 디렉션해주는 역할도 필요하고, 수행 상의 어려움이나 장애물을 만났을 때 조언이나 코칭을 해주는 역할도 필요한데요. RACI에서는 이러한 역할들이 모두 포함되어 있어 협업 차원에서 업무를 좀 더 명확히 구분할 수 있어서 좋은 것 같습니다. RACI 차트를 작성하는 방법은 매우 간단합니다. 프로젝트나 프로그램에 참여할 참여자들이 확정되었다면 함께 작성해봐도 좋을 것 같습니다. 수행과정은 다음과 같습니다.
- 참가자들이 모두 모여 함께 진행할 업무들을 나열해 봅니다.
- 중요하고 필수적인 업무들을 선택합니다.
- 행과 열로 구성된 RACI 테이블을 그립니다. 행에는 "주요 업무들"을 적고, 열에는 프로젝트 참가자의 "이름(닉네임, 직무등)"을 기입합니다.
- 행과 열이 교차되는 영역에 R, A, C, I를 사용해서 표기합니다. 한 사람이 여러 개의 역할을 수행할 수도 있습니다.
- 모두 작성한 후, 팀원들과 함께 검토합니다. 한 사람에게 너무 많은 업무나 역할들이 몰리지 않도록 적절하게 분배합니다.
수행 업무와 역할에 관한 RACI차트는 시각화를 통해 프로젝트/프로그램에 참여하는 모든 사람들이 각자의 역할을 함께 이해하고, 서로 협업할 수 있는 방안들을 적극적으로 찾도록 하는데 큰 도움이 됩니다. 누가 어떤 업무를 맡아 리드하는지, 그 일에 내가 어떤 역할로 보조해야 하는지를 알 수 있다면 프로젝트나 프로그램이 수행되는 동안 역할 수행에 따른 혼선을 줄이고 참여자의 업무에 대한 집중도를 높이고 성과를 높이는데 많은 도움이 될 것으로 기대되네요. 아래는 다음번 교육 프로그램 운영을 위해 주요 업무별로 담당자들의 역할을 구분하여 작성한 RACI 차트입니다. 작성해 보니, 각자의 일들의 역할과 책임을 파악할 수 있어서 업무 진행이 보다 원할하고 수훨해질 것 같아서 좋네요.
새로운 프로젝트를 시작하시거나 업무와 관련한 참여자들의 역할을 명확히 정의하거나 구분할 필요성이 있으시다면, RACI차트를 활용해 보시면 도움이 되실 것 같네요.
당근메일, 꼭 봤으면 하는 친구나 동료에게 🥕
가장 빠르게 진화한 협업툴, ClickUp
#생산성 협업툴
진대연
협업툴의 진화
세상엔 정말 많은 협업툴이 존재합니다. 그리고 그 진화의 과정은 크게 세 가지로 분류할 수 있습니다.
- 실시간 채팅형 (Communication)
- 문서형 (Documentation)
- 업무 관리형 (Task Management)
실시간 채팅 형 협업툴로는 Slack, Jandi 가 있고 문서형으로는 Office 365, Google Workspace, Notion, Coda, Confluence, Typed 그리고 업무 관리형으로는 Jira, Asana, Monday.com, Smartsheet 등이 대표적입니다. 그러나 실제 협업을 진행하기 위해서는 위의 세 가지 중 하나만으로는 부족합니다. 그래서 각각의 협업툴들은 다른 기능들을 추가하거나 강력한 연동 기능을 통해 부족한 부분들을 메꿔가며 진화하고 있습니다.
예를 들어 Slack의 경우 강력한 연동 기능들을 바탕으로 수많은 다른 서비스들을 통합하여 허브 알림이의 역할을 하고 있으며, Jandi의 경우 자체적으로 To Do 기능을 탑재하여 업무 관리 기능을 보충했습니다. Google Workspace는 Google Chat 등의 독립된 서비스를 추가로 제공하고, Microsoft 365도 Teams 등의 추가 제품을 통해 부족한 부분을 채워가고 있죠. 혹은 Swit과 같이 처음부터 업무 관리 기능과 채널 채팅 기능을 통합하여 출시하거나 Flow처럼 타임라인 공유 방식에서 출발하여 채팅 및 업무 관리로 확장된 경우도 있습니다.
결국 대부분의 협업 툴은 채팅, 문서, 업무 세 가지 중 하나의 특성화된 기능으로 출발하여 All-in-one 통합 솔루션으로 진화하고 있는 것이죠. 최근에는 여기에서 한발 더 나아가 자동화 솔루션까지 자체적으로 지원하고 있습니다.
어떤 협업툴을 써야하지?
소비자의 입장에서는 너무 많아진 협업툴 때문에 머리가 복잡해진 것이 사실입니다. 물론 그중 제일 잘나가는 툴을 사용하는 것도 좋은 방법입니다. 왜냐하면 잘나가는 툴은 주변에서 보고 배울 수 있는 다양한 리소스들이 넘치기 때문입니다. 하지만 우리 회사는 실시간 커뮤니케이션이 중요한지, 문서를 통한 정보 축적이 중요한지, 데드라인에 맞춰 업무를 끝내는 것이 중요한지 그 우선순위에 따라 그 분야에서 가장 잘나가는 제품을 선택하는 것이 더욱 바람직한 방법입니다.
