💯 여러분은 완벽주의자 인가요?

Done Is Better Than Perfect!

"완벽하게 하는 것 보다 끝내는 것이 낫다." 완벽한 것은 어쩌면 허구입니다. 완벽할 것 같은 수많은 창조물들이 지금 이 순간에도 계속 진화되고 있으니까요. 그래서 완벽한 결과물을 내놓기보다는 부족하더라도 일단은 꺼내어 놓는 것이 더 좋습니다. 그렇게 빛을 본 결과물들은 다른사람들과의 피드백을 통해 더 나은 다음의 결과물들을 위한 바탕이 되기 때문입니다. 매주 발행되는 당근 메일의 글들도 언제나 완벽하지 않습니다. 그러나 생산성을 좋아하는 여러분들과 소통하고, 함께 성장하고 싶은 마음으로 오늘의 글을 전달합니다. 여러분의 결과를 만드는 한 주를 응원하기 위해~

오늘 다룰 주제들 입니다

• 일의 성과를 높혀주는 회고 방법 3가지
• 하루 계획은 어떻게, 언제, 어디에 작성해야 하는가?
• 단 몇 초면 정보 검색 끝 - Command E

일의 성과를 높혀주는 회고 방법 3가지

#생산성 딥다이브

최환진

애자일에 대한 관심이 높아지면서 팀이나 부서수준에서 진행하는 회고(Retrospective)에 관한 관심도 함께 높아지는 것 같습니다. 함께 일하고 성과를 내는 데 있어서, 진행된 일들에 대해 한 번쯤 “되돌아보기”는 꼭 애자일 방식이 아니어도 프로젝트를 마무리하거나 하루 업무를 마감하는데도 활용이 가능한 점에서 알아두면 좋을 것 같습니다. 개인적으로 강사나 퍼실리테이터들이 참여하는 교육을 많이 진행하다 보니, 교육을 마무리하고 모두 모여서 충분한 시간 동안 회고를 꼭 진행하고 있는데요. 회고를 통해 참여자들이 함께 배우고 성장할 수 있는 다양한 관점들을 배우고 습득할 수 있어서 유익했고요. 특히, 교육 진행 상황 속에서 발생한 다양한 이슈나 문제들을 빠르게 파악하고 해결안을 모색하거나 대안을 찾을 수 있어 다음 교육의 성과나 품질, 교육 참여자들의 만족도를 높이는 데 큰 도움이 되었습니다. 이에 개인적으로 회고 과정에 도움이 되었던 3가지 회고 방법들과 주요 내용을 중심으로 소개합니다.

1. AAR(After Action Review)

AAR은 After Action Review/Report의 약자로, 미국 육군에서 처음 사용되었습니다. 많이 활용되고 있는 회고 방식의 하나로 일의 진행과정에 대해서 되돌아보는 구조적인 리뷰 프로세스로 다음과 같은 4가지 파트 - 1) 의도한 결과는 무엇이었는가(초기 목표) ? 2) 실제 어떤 일들이 일어났는가(현실) ? 3) 계획과 실제 결과의 차이는 왜 발생되었는가 (배운 점들) ? 4) 지속, 개선 혹은 포기할 것들은 무엇인가, 배운 것들은 무엇인가 (목적) ? - 로 구성되어 있습니다. AAR는 일의 진행 중간에 혹은 완료 후 언제든지 적용이 가능하며, 무엇보다 유연하고 편하게 진행하는 것이 회고 효과를 높이는 데 도움이 되며, 일반적으로 10분에서 30분 내외로 진행합니다.

2. KPT

KPT는 Keep, Problem, Try의 약자로 회고에서 진행할 3가지 관점을 의미합니다. 이러한 관점들은 회고가 단순히 한 일에 대한 정리와 반성, 참여자들의 의견 교환에 머물지 않고 더욱 구체적인 회의의 방향을 설정해준다는 점에서 유용합니다. Alistair Cockburn이 제안한 KPT 각각의 의미를 살펴보면, K는 계속 유지되어야 할 내용을, P는 잘되지 않거나 문제가 있었던 내용을, T는 P의 해결을 위해서 다음번에 시도할 일들을 의미합니다. 회고는 K→P→T의 순서로 진행되며, 대략 1시간 이내로 모두 완료합니다. KPT를 마무리하면 다음번에 시도할 액션들이 도출되어야 하는데요. 발견이나 탐색 된 문제들에 주목하고 팀원들이 구체적인 해결을 이끌 시도와 행동(action)들이 제시된다면 점에서 다른 회고 방식보다 좀 더 실행이 강조된다고 볼 수 있습니다. 구체적인 실행과정과 내용에 대해서는 “KPT-실천편“ 글을 참고해 보세요.

3. YWT

일본 도요타에서 팀별로 배운 것들을 요약정리하고 향상시키기 위해서 사용한 방식으로 “한 일(やったこと)”, “배운 것들(わかったこと)”, “앞으로 할일(つぎにやること)”의 3가지 사항들을 약어로 표기한 것입니다. Y는 일을 통해 명확하게 알게 되었거나 이해한 부분들을 정리하는 것이며, W는 배운점들과 시사점들을, T는 응용에 초점을 맞추어 배운 것들을 어디에 어떻게 적용할지에 대한 이야기하는 과정입니다. 일반적으로 구두 형식으로 1분 이내로 짧게 진행되며, 필요 시 글로 작성할 수도 있습니다.

위에서 소개한 방식들은 개인적으로 적용하기보다는 그룹, 팀이나 부서 등의 조직차원에서 여러 사람이 함께 공유할 때 더 큰 효과가 있습니다. 여러 관점이 모일 때, 더 큰 학습과 배움의 기회가 만들어질 수 있기 때문이죠. 저의 경우, 1과 2의 방식을 결합하여 아래와 같은 질문들을 중심으로 회고를 진행하고 있고요. 정말 많은 도움이 되었습니다.

• 오늘 교육은 사전모임에서 말씀드린 내용과 흐름으로 진행이 되었는지요 ?
• 진행 순서나 과정이 달라졌거나 예상과 다르게 마주한 상황들이 있었는지요 ?
• 어떤 부분에서 교육 참가자들이 어려움을 느끼고 참여나 활동 에너지가 감소하였나요 ?
• 교육 활동의 참여를 높이기 위해 시도한 것 중에서 유효한 것들과 그렇지 않은 것들은 무엇인가요 ?
• 다음 교육을 위해 앞으로 무엇을 시도해보거나 바꾸어보면 좋을까요 ?
• 교육과정의 참여를 통해 알게 된 점들과 배운 점들은 무엇인가요 ?

업무나 일에 따라 회고 과정에서 사용할 질문들이 다를 수 있지만, 회고를 한 경우와 하지 않은 경우의 효과는 정말 크게 달랐다는 점에서 작은 일이라도 일단 마무리되었다면, 회고를 진행해보세요. 다음번 일의 속도와 성과는 이전과는 분명 달라져 있을 것입니다.

앞서 소개한 회고 방식들 이외에 개인적으로 적용할 수 있는 방식을 하나 더 소개해 드리고자 합니다. 하루 일과를 마무리하면서 손쉽게 하루를 마무리하는데 유용한“요시히로 코바야시”의 “4줄 일기(Four Line Diary)”입니다. 한 일(회고를 진행할 대상)에 대해 4개의 핵심 포인트 - 사실(Facts), 발견(Discovery), 배운점(Lessons Learned), 그리고 선언(Declaration) - 으로 요약할 수 있습니다. 어떠한 일들이 있었으며, 그 속에서 무엇에 알게 되었는지, 어떤 시사점을 갖게 되었는지, 그리고 배우고 알게된 것들을 통해 앞으로 무엇을 하고 싶은지 4줄로 정리하면서 한 일(과거)로 부터 앞으로 해야 할 일이나 마음가짐(미래)을 다지거나 가질 수 있다는 점에서 짧지만 강력한 회고 방식으로 활용이 가능할 것으로 생각됩니다. 회고의 다양한 방법 중에서 무엇보다 자신에게 맞는 방법들을 하나씩 적용해보면서 맞추어가는 노력이 회고의 활용성을 높이는데 도움이 되실 것 같네요. YWT로 시작해서 개인 회고의 기본 틀을 만들고 배운 후, 좀더 업무적 부분에 초점을 맞추어 AAR을 통해 체계적으로 회고하는 방법들을 시도해 보세요. 어느 정도 익숙해지시면, KPT로 회고에 더해 문제 해결을 위한 실행 액션들을 팀원이나 부서원들과 함께 만들어 보는 경험은 회고에 대한 생각과 의미를 좀더 깊게 이해하고 실천하는 데 많은 도움 되실 것 같네요.