미팅에 매몰된 리더들을 위한 인공지능 스케쥴 관리

외부 미팅이 많은 저에게는 두 가지 고민이 있습니다. 하나는 약속 일정을 정하는 일이고, 또 하나는 너무 많은 일정 속에서 일할 시간을 확보하는 일이죠. 이 두 가지를 위해 많은 도움을 얻고 있는 두 가지 도구를 소개해드리려 합니다.

• A: 언제 시간이 가능하신가요?
• B: 저는 언제, 언제가 가능합니다.
• A: 아쉽게도 언제, 언제는 제가 시간이 어려운데 또 다른 이 시간은 어떠신가요?
• B: 그 시간은 저도 일정이 있어서 혹시 그럼 다음주 이 시간은 어떠신가요?
• A: 아! 네 좋습니다. 그럼 그때 뵙겠습니다.

외부 일정 하나를 잡는 데도 여러 번의 메시지를 주고 받아야 합니다. 만약 이메일로 소통하는 경우라면 일정을 잡는 데 며칠이 걸리기도 하죠. 사실 가장 좋은 방법은 제가 가능한 모든 시간을 상대방에게 제공하여 그 중에서 선택하게 하는 것이 가장 좋은데요. 저는 이를 위해 '되는 시간'을 주로 사용하고 있습니다.

사실 '되는 시간'에 대한 소개는 이전에도 한 적이 있는데요. 오늘은 기존에 설명 드리지 않은 몇 가지 추가 팁을 소개해드리려고 합니다. 사실 처음에는 '되는 시간' 링크를 약속을 잡는 상대방에게 직접 전달드리곤 했는데요. 스케줄 잡기 솔루션에 아직 익숙하지 않은 분들에게는 다소 사무적으로 느껴지는 경우가 있더군요. 그래서 저는 조금 메시지를 바꿔 다음과 같이 전달드리곤 합니다.

"안녕하세요. 다음 주 중에 가능한 일정으로는 언제, 언제가 가능합니다. 해당 일정을 포함하여 일정을 쉽게 잡으실 수 있는 스케줄 링크를 전달드립니다. 편하신 시간으로 선택해주시면 바로 일정을 잡으실 수 있어요."

위와 같이 메시지를 전달하면 많은 분들이 신기해하면서도 사무적이지 않게 스케줄러 링크를 전달받을 수 있죠. 하지만 '되는 시간'을 설정할 때 추가 설정을 잘 세팅하면 하루가 미팅으로 매몰되지 않도록 여유를 만드실 수 있습니다.

앞뒤 여유 시간 설정

효율적인 미팅이 되기 위해서는 미팅 전과 후가 정말 중요합니다. 해당 미팅에 참여하는 목적과 예상 액션 리스트를 분명히 해야 미팅을 주도적으로 이끌어갈 수 있기 때문입니다. 그래서 미팅과 미팅을 연속적으로 잡아가기보다는 앞뒤 여유 시간을 설정해두시는 것을 권장드립니다. 저는 오프라인 미팅의 경우 1시간의 여유를 잡는 편이며, 온라인 미팅의 경우 30분 정도의 여유를 잡아두곤 합니다. 특히 오프라인 미팅의 경우 이동 시간을 고려해야 하기 때문에 본인에게 맞는 적절한 여유 시간을 설정해두시면 좋습니다.

미팅 랩업은 미팅이 끝나자마자 해야 합니다. 미팅 직후에는 마치 모두 기억하고 있을 것 같은 기분이 들지만 사실 그것은 대단한 착각 중 하나입니다. 미팅이 끝나자마자 정리된 회의록을 미팅 참여자에게 전달하는 것만큼이나 큰 신뢰를 주는 것도 없습니다.

준비 시간, 예약 횟수 등 추가 설정

이외에도 '되는 시간'에는 [추가 설정] 항목이 있습니다. 저는 갑작스런 미팅을 좋아하지 않는 편인데요. 이를 위해서 준비 시간을 36시간 이후부터 예약이 가능하도록 세팅을 해두는 편입니다. 최소한 이틀 정도 이후의 미팅이 있어야 너무 당황스럽지 않기 때문입니다.

또한, 하루의 외부 미팅의 수를 제한하기 위해 최대 예약 횟수를 세팅하는 것도 좋은 방법입니다. 미팅을 많이하는 것도 중요하지만 양질의 미팅과 미팅 팔로업을 위한 일하는 시간도 중요하기 때문이죠. 이처럼 [추가 설정] 부분을 디테일하게 세팅해두면 너무 빡빡하지 않게 적당히 내 시간을 확보하면서도 미팅 일정을 잡을 수 있습니다. 물론 부담 없는 지인, 친구, 동료 등과의 미팅 일정은 조금은 다른 옵션으로 스케줄러를 만들어두어도 좋습니다.